Gerenciamento é substituir músculos por pensamentos, folclore e superstição por conhecimento, e força por cooperação.
Peter Drucker
BPM não deve ser entendido, apenas, como mais um método e sim como um agrupamento de boas práticas de gestão, com o objetivo de aumentar a eficiência na execução das atividades empresariais.
Business Process Management traduzido para o português significa Gerenciamento de Processos de Negócio.
Através do BPM é possível otimizar os processos de negócio. Então, ao invés de focarmos nas atividades de cada departamentos começamos a entender as cadeias de processos que passam por diversos setores de uma empresa.
Um erro comum é achar que BPM é um software, na verdade, é uma disciplina de gestão que envolve um conjunto de princípios e práticas para a gestão de processos.
Os aplicativos (softwares) que servem de apoio a Gestão por Processos são denominados de BPMS (Business Process Management System).
São ferramentas que permitem mapear, realizar e monitorar as atividades de negócios.
Quando usamos um software BPMS, o próximo agente naquele fluxo de trabalho é comunicado que possui uma atividade para ser realizada.
Com uma plataforma BPMS: Podemos construir poderosos workflows que envolvam agentes internos e externos com total controle de ações, regras e prazos.
O gerente pode monitorar o processo por completo, identificar quais os ofensores de cada fluxo de trabalho atuando, especificamente, nas atividades certas.
A criação ou alteração de um cadastro não é uma atividade fim, mas é uma atividade meio que se torna necessária para alcançar determinado objetivo de negócio.
Isto é, precisamos cadastrar um novo cliente para realizar uma venda.
De tal forma, em uma empresa moderna temos inúmeros solicitantes de novos cadastros (vendas, compras, manutenção e etc), além de um grande número de agentes que participam deste processo (fiscal, jurídico, marketing e etc).
Para organizar todo esse fluxo, de forma estruturada é necessário que a central de cadastros implemente workflows que comecem com o solicitante até a efetiva realização da atividade.
Geralmente, cada cenário de negócio exigirá um ou mais workflows para a execução da atividade. Por exemplo, podemos ter um cenário para o cadastro de materiais de revenda e outro cenário distinto para materiais de consumo.
A criação dos mais diversos cenários de negócios é figura essencial para uma boa gestão de cadastros, já que permite envolver, apenas, os colaboradores corretos em cada processo.
Workflow: “Fluxo de Trabalho é a seqüência de passos necessários para se automatizar processos de negócio, de acordo com um conjunto de regras definidas, permitindo que sejam transmitidos de uma pessoa para outra.”, Wikipedia.
Ao iniciar a estruturação de sua central de cadastros (ou na escolha do software) faça as seguintes perguntas:
- Posso construir diversos cenários de negócios na plataforma MDM?
- Posso construir diversas etapas com controle por perfil de acesso?
- Há um controle de SLA (prazo) para cada cenário de negócio distinto?
- Há uma auditoria de todo o processo que permite localizar e identificar quem executou cada uma das etapas?
- É possível adicionar diversas regras de governança durante o fluxo de cadastro?
- Podemos criar dependências e sequenciamento entre os diversos fluxos?
Já pensou em construir seus workflows de cadastro e colocar um fim nas planilhas e e-mails?
É isso! Bons negócios!
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